Jinsi ya kutumia Mfumo wa Utumishi ESS na PEPMIS kwa Watumishi wa Umma
Katika jitihada za kuboresha usimamizi wa rasilimali watu ndani ya sekta ya umma nchini Tanzania, serikali imeanzisha mifumo ya kidijitali inayojulikana kama Employee Self-Service (ESS) na Public Employees Performance Management Information System (PEPMIS). Mifumo hii inalenga kurahisisha na kuboresha utendaji kazi wa watumishi wa umma kwa kutoa huduma mbalimbali kwa njia ya mtandao.
1. Mfumo wa Employee Self-Service (ESS)
ESS ni jukwaa la mtandaoni linalowawezesha watumishi wa umma kufikia taarifa zao binafsi za kiutumishi, mishahara, na huduma nyinginezo bila ya kupitia kwa mwajiri moja kwa moja. Kupitia ESS, watumishi wanaweza:
- Kuona na kusasisha taarifa binafsi: Hii inajumuisha anuani, namba ya simu, na taarifa za benki.
- Kupata taarifa za mishahara: Watumishi wanaweza kuona taarifa za mishahara yao na kupakua slip za mishahara.
- Kutuma maombi ya likizo: Mfumo unaruhusu kutuma na kufuatilia maombi ya likizo kwa urahisi.
- Kufuatilia maendeleo ya kazi: Watumishi wanaweza kuona malengo yao ya kazi na tathmini za utendaji.
Hatua za Kujisajili na Kuingia kwenye Mfumo wa ESS
-
Tembelea Tovuti Rasmi ya ESS:
- Fungua kivinjari chako na uandike anuani https://ess.utumishi.go.tz/.
-
Jisajili kama Mtumiaji Mpya:
- Kama huna akaunti, bofya “Jisajili” na ujaze taarifa zinazohitajika kama vile jina kamili, namba ya utambulisho wa taifa (NIDA), na barua pepe.
-
Thibitisha Usajili Wako:
- Baada ya kujisajili, utapokea barua pepe yenye kiungo cha uthibitisho. Bofya kiungo hicho ili kuthibitisha usajili wako.
-
Ingia kwenye Akaunti Yako:
- Tumia jina la mtumiaji na nenosiri ulilochagua kuingia kwenye mfumo.
2. Mfumo wa Public Employees Performance Management Information System (PEPMIS)
PEPMIS ni mfumo unaotumiwa na serikali kusimamia na kufuatilia utendaji kazi wa watumishi wa umma. Mfumo huu unalenga kuhakikisha uwazi na ufanisi katika tathmini ya utendaji kazi. Kupitia PEPMIS, watumishi wanaweza:
- Kuweka malengo ya kazi: Watumishi wanaweza kuweka malengo yao ya kazi kwa kipindi fulani.
- Kuweka majukumu (Tasks) na kazi ndogo (Sub-Tasks): Hii inasaidia kupanga na kufuatilia majukumu maalum na hatua ndogo za kuyakamilisha.
- Kujiripoti maendeleo: Watumishi wanaweza kuripoti maendeleo ya utekelezaji wa majukumu yao kupitia mfumo.
- Kupokea mrejesho: Wakurugenzi na wasimamizi wanaweza kutoa mrejesho kuhusu utendaji wa watumishi kupitia mfumo huu.
Hatua za Kutumia Mfumo wa PEPMIS
-
Kuingia kwenye Mfumo:
- Ingia kwenye ESS kama ilivyoelezwa hapo juu. Kutoka hapo, utaweza kufikia PEPMIS.
-
Kuweka Malengo ya Kazi:
- Chagua sehemu ya “Malengo” na ujaze malengo yako kwa kipindi husika.
-
Kuweka Majukumu na Kazi Ndogo:
- Baada ya kuweka malengo, unaweza kuongeza majukumu yanayohusiana na kila lengo. Kila jukumu linaweza kugawanywa katika kazi ndogo ili kurahisisha utekelezaji.
-
Kujiripoti Maendeleo:
- Katika sehemu ya “Ripoti,” unaweza kujaza taarifa za maendeleo ya utekelezaji wa majukumu yako.
-
Kupokea na Kujibu Mrejesho:
- Angalia sehemu ya “Mrejesho” ili kuona maoni kutoka kwa msimamizi wako na ujibu pale inapohitajika.
Faida za Kutumia ESS na PEPMIS
- Uwazi na Uwajibikaji: Mifumo hii inaboresha uwazi katika usimamizi wa rasilimali watu na kuongeza uwajibikaji wa watumishi.
- Ufanisi katika Utendaji: Kwa kuwa na taarifa zote muhimu mtandaoni, watumishi wanaweza kupanga na kutekeleza majukumu yao kwa ufanisi zaidi.
- Upatikanaji wa Taarifa kwa Wakati: Watumishi wanaweza kufikia taarifa zao binafsi na za kiutumishi wakati wowote, hivyo kurahisisha maamuzi na mipango ya kazi.
- Kupunguza Urudufu wa Kazi: Mifumo hii inapunguza hitaji la kutumia makaratasi na kurahisisha mchakato wa mawasiliano ndani ya taasisi.
Changamoto Zinazoweza Kujitokeza na Jinsi ya Kuzitatua
- Changamoto za Kiufundi: Watumishi wanaweza kukutana na changamoto za kiufundi kama vile kusahau nenosiri au matatizo ya kuingia kwenye mfumo. Katika hali kama hizi, ni muhimu kuwasiliana na kitengo cha TEHAMA cha taasisi yako au kutumia kipengele cha “Umesahau Nenosiri” ili kurejesha nenosiri lako.
- Uelewa Mdogo wa Mfumo:
Kwa baadhi ya watumishi, matumizi ya mifumo ya kidijitali yanaweza kuwa changamoto kutokana na uelewa mdogo wa teknolojia. Ili kukabiliana na hili, ni muhimu kwa taasisi kutoa mafunzo kwa watumishi kuhusu jinsi ya kutumia ESS na PEPMIS kwa ufanisi.
- Upatikanaji wa Mtandao:
Kwa watumishi waliopo maeneo yenye changamoto za mtandao wa intaneti, ni vyema kutafuta sehemu zenye mtandao imara au kutumia huduma za ofisi za utumishi zilizo karibu kwa msaada.
Muhimu!
Mfumo wa ESS na PEPMIS umeleta mapinduzi katika usimamizi wa rasilimali watu kwa watumishi wa umma nchini Tanzania. Kwa kutumia mifumo hii, watumishi wanaweza kufuatilia taarifa zao za kiutumishi kwa urahisi, kutuma maombi ya likizo, na kufuatilia maendeleo yao ya kazi kwa uwazi na ufanisi.
Ni muhimu kwa kila mtumishi wa umma kuelewa jinsi ya kutumia mifumo hii ili kuboresha utendaji wao wa kazi na kuongeza uwajibikaji. Serikali inaendelea kuboresha mifumo hii ili kuhakikisha watumishi wote wanapata huduma bora na kwa wakati.
Kwa maelezo zaidi na msaada wa kiufundi, watumishi wanashauriwa kuwasiliana na idara za rasilimali watu katika taasisi zao au kutembelea tovuti rasmi ya Utumishi wa Umma.