Mambo Muhimu ya Kuzingatia Wakati wa Kuandika Barua Rasmi, mambo muhimu ya kuzingatia wakati wa uandishi wa barua ya kikazi
Barua rasmi ni nyaraka zinazotumika katika mawasiliano ya kiofisi, kibiashara, au taasisi mbalimbali. Uandishi wa barua rasmi unahitaji umakini na ufuataji wa kanuni maalum ili kuhakikisha ujumbe unafikishwa kwa usahihi na kwa heshima inayostahili. Ifuatayo ni mambo muhimu ya kuzingatia wakati wa kuandika barua rasmi:
1. Kichwa cha Habari Kinachoeleweka
Kichwa cha habari kinapaswa kuwa wazi na kueleza madhumuni ya barua. Tumia maneno yanayoeleweka kwa urahisi ili kumsaidia msomaji kujua unachotaka. Kwa mfano:
YAH: KUOMBA KAZI YA MHASIBU MSAIDIZI KATIKA KAMPUNI YAKO
Kichwa hiki kinaonyesha wazi nafasi inayotafutwa na mwombaji.
2. Kutaja Chanzo cha Taarifa za Nafasi ya Kazi
Baada ya kichwa cha habari, ni muhimu kueleza ulikopata taarifa za nafasi ya kazi unayoomba. Hii inampa mwajiri ufahamu wa jinsi ulivyopata habari kuhusu nafasi hiyo. Kwa mfano:
Rejea tangazo lako la nafasi ya kazi lenye kumbukumbu namba XXX katika gazeti la Mtanzania la tarehe 24 Agosti 2014.
Sentensi hii inaonyesha tarehe na chanzo cha tangazo la kazi.
3. Kueleza Nia ya Kuomba Kazi
Baada ya kueleza chanzo cha taarifa, tumia sentensi inayofuata kueleza nia yako ya kuomba kazi hiyo. Kwa mfano:
Ninaandika barua hii kuomba kazi ya Uhasibu katika kampuni yako kama ilivyoelekezwa kwenye tangazo nililolitaja.
Hii inaweka wazi madhumuni ya barua yako.
4. Kuoanisha Majukumu ya Kazi na Ujuzi Ulionao
Katika aya zinazofuata, eleza jinsi unavyokidhi mahitaji ya nafasi hiyo kwa kuoanisha majukumu yaliyotajwa kwenye tangazo la kazi na ujuzi pamoja na uzoefu ulionao. Kwa mfano:
Ninao uwezo wa kutunza kumbukumbu sahihi za mahesabu ya kampuni yako, kwa sababu, mbali ya kusomea Cheti cha Uhasibu katika Chuo cha Uhasibu Buguruni, nina uzoefu wa kujitolea kwa miezi 13 nikifanya kazi za uhasibu katika Kampuni XXX.
Hii inaonyesha jinsi sifa zako zinavyolingana na mahitaji ya kazi.
5. Hitimisho la Uungwana na Ufasaha
Hitimisha barua yako kwa kuonyesha unavyofaa kwa kazi unayoiomba na kueleza utayari wako wa kushiriki katika hatua zinazofuata za mchakato wa ajira. Kwa mfano:
Nashukuru kwa kuzingatia ombi langu na niko tayari kujadili zaidi kuhusu jinsi ninavyoweza kuchangia katika kampuni yako.
Hii inaonyesha unyenyekevu na utayari wako.
Mambo ya Kuepuka
-
Matumizi ya Lugha Isiyo Rasmi: Epuka maneno ya mtaani au yasiyo na heshima.
-
Makosa ya Kisarufi na Tahajia: Hakikisha barua haina makosa ya kisarufi au tahajia.
-
Maelezo Yasiyo ya Lazima: Epuka kujaza barua na taarifa zisizo na umuhimu kwa nafasi unayoomba.
Kwa kuzingatia mambo haya, utaweza kuandika barua rasmi yenye ufanisi na inayokidhi viwango vinavyotakiwa katika mawasiliano rasmi.
