Bila shaka. Kama mchambuzi wa mikakati ya biashara na mwandishi wa makala kwa majukwaa ya kimataifa , nimechunguza maelfu ya biashara, kuanzia zile za mitaani hadi makampuni makubwa. Nimegundua ukweli mmoja usiopingika: Sababu kuu inayofelisha biashara nyingi ndogo na za kati nchini Tanzania siyo ukosefu wa wateja, bali ni mfumo mbovu wa kutunza na kusimamia pesa za biashara.
Pesa kwenye biashara ni kama damu kwenye mwili wa binadamu. Bila mzunguko sahihi na usimamizi makini, hata mwili wenye nguvu kiasi gani, utadhoofika na kufa. Hii hapa ni makala ya kina, inayokupa mwongozo wa kitaalamu wa jinsi ya kutunza pesa za biashara yako ili kuijenga kutoka kuwa “duka la siku” na kuwa himaya ya kudumu.
Zaidi ya Faida: Kanuni za Chuma za Kutunza Pesa za Biashara na Kujenga Kampuni Imara
Kila mfanyabiashara anajua furaha ya kuhesabu mauzo ya siku. Lakini mafanikio ya kweli ya biashara hayapimwi kwa mauzo ya siku moja, bali kwa uwezo wake wa kukua, kustahimili changamoto, na kuwa na afya njema ya kifedha kwa muda mrefu. Afya hii inajengwa juu ya msingi mmoja mkuu: usimamizi bora wa pesa.
Kutunza pesa za biashara siyo tu kuweka kumbukumbu; ni sanaa ya kufanya maamuzi sahihi ya kifedha kila siku. Hapa tunachambua sheria za msingi na nguzo za kimkakati ambazo kila mfanyabiashara, mkubwa au mdogo, anapaswa kuzifuata.
Sheria ya 1 ya Chuma: Tenganisha! Tenganisha! Tenganisha!
Hii ndiyo dhambi kuu inayoua biashara nyingi changa: kuchanganya pesa za biashara na pesa zako binafsi. Kutumia pesa ya mauzo kununua LUKU ya nyumbani au kulipia nauli ya mtoto ni sumu inayoingia taratibu kwenye mishipa ya biashara yako.
Kwa nini ni Sumu?
- Huwezi Kujua Faida Halisi: Kama unachanganya matumizi, huwezi kujua kamwe kama biashara yako inapata faida au hasara.
- Unaiibia Biashara Yako: Unapoichukua pesa ya biashara bila mpangilio, unainyima mtaji wa kujiendesha, kununua bidhaa mpya, na kukua.
- Unapoteza Uaminifu: Ni vigumu kupata mkopo benki au mwekezaji kama huwezi kuonyesha hesabu safi za biashara.
Suluhisho la Papo Hapo: Kabla ya kufanya lolote, nenda benki na ufungue akaunti maalum kwa ajili ya biashara pekee. Vilevile, pata namba ya simu maalum kwa ajili ya miamala ya biashara (k.m., Lipa kwa Namba ya Vodacom, Tigo Pesa Business). Pesa yote ya mauzo iingie hapo, na gharama zote za biashara zitoke hapo.
Nguzo ya 1: Weka Kumbukumbu za Kila Kitu (Visibility)
Huwezi kusimamia kile usichokipima. Ni lazima ujenge tabia ya kuandika kila kitu.
- Daftari la Kila Siku: Anzisha daftari dogo (cash book). Kila siku, andika mapato yote (pesa iliyoingia) upande mmoja, na matumizi yote (pesa iliyotoka) upande mwingine. Hata kama ni Shilingi 500 ya kununua mfuko wa plastiki, iandike.
- Fahamu Tofauti: Jifunze kutofautisha kati ya Mauzo (Revenue) na Faida (Profit). Mauzo ni pesa yote unayoipokea. Faida ni kile kinachobaki baada ya kutoa gharama zote. Lengo siyo kufanya mauzo makubwa tu, bali kupata faida kubwa.
Nguzo ya 2: Panga Bajeti ya Biashara (Strategy)
Kama vile unavyopanga bajeti ya nyumbani, biashara yako inahitaji ramani ya matumizi.
- Gharama za Uendeshaji (Operating Costs): Jua ni kiasi gani unahitaji kila mwezi kulipia gharama za lazima kama kodi ya pango, mishahara, bili, na usafiri.
- Bajeti ya Manunuzi: Tenga kiasi maalum kwa ajili ya kununua bidhaa mpya za kuuza (stock).
- Mfuko wa Ukuaji: Tenga asilimia fulani ya faida (k.m., 20%) kwa ajili ya kuiwekeza tena kwenye biashara—iwe ni kwa ajili ya matangazo, kununua vifaa bora, au kupanua wigo.
Nguzo ya 3: Tawala Mzunguko wa Pesa (Cash Flow Management)
Biashara inaweza kuwa na faida kwenye makaratasi lakini ikafa kwa kukosa pesa taslimu mkononi. Lazima uhakikishe pesa inaingia haraka kuliko inavyotoka.
- Kusanya Madeni Haraka: Kama unawauzia wateja kwa mkopo, weka sheria kali za malipo na wafuatilie kwa karibu ili wakulipe kwa wakati.
- Chelewesha Malipo kwa Busara: Ongea na wasambazaji wako (suppliers) ili wakupe muda mrefu zaidi wa kulipa. Hii inakupa nafasi ya kuuza bidhaa kwanza kabla hujawalipa.
- Jenga Mfuko wa Dharura wa Biashara: Weka akiba ya kutosha kuendesha biashara yako kwa miezi mitatu hadi sita hata kama hakuna mauzo yoyote. Hii itakulinda dhidi ya majanga na vipindi vigumu.
Nguzo ya 4: Jilipe Mshahara (Discipline)
Hii ndiyo hatua inayowashinda wengi. Kama mmiliki, wewe ni mfanyakazi namba moja wa biashara yako.
- Acha Kuchota Pesa: Badala ya kuchukua pesa kila inapohitajika, kaa chini na jipangie mshahara maalum kila mwezi. Kiasi hiki kiwe cha kweli kulingana na uwezo wa biashara. Mshahara wako unapaswa kuwa sehemu ya gharama za uendeshaji.
- Gawanya Faida kwa Mpangilio: Mwisho wa kila robo mwaka au mwaka, baada ya kutoa gharama zote na kuweka pesa ya kukuza biashara, kiasi kinachobaki ndicho faida halisi. Hapo unaweza kuamua kuchukua kiasi fulani kama gawio (dividend) lako la umiliki.
Mwisho: Wewe ni Meneja, Siyo Tu Muuzaji
Kutunza pesa za biashara ni kubadilika kutoka kuwa na fikra za “muuzaji” na kuwa na fikra za “Meneja Mkuu wa Fedha (CFO)” wa himaya yako. Heshimu kila shilingi ya biashara yako. Itenge, iandike, ipange, na ipe kazi. Nidhamu unayoijenga leo katika kusimamia Shilingi elfu kumi ndiyo itakayokuwezesha kusimamia mamilioni kesho.